핵심 POINT
유연근무제와 재택근무 등 근무 형태가 다양해지면서, 인사담당자가 관리해야 할 근태 기준도 한층 복잡해지고 있습니다.
근태관리는 임금 산정의 기준이자 근로기준법 준수를 위한 중요한 업무로, 출퇴근 기록부터 연장근로·휴가 등 근태 현황을 체계적으로 관리해야 합니다.
ADT캡스 근태/급식관리 서비스는 얼굴인식기, 모바일카드 등 출입 기록을 근태 데이터로 자동 전환해 근무 현황을 효율적으로 관리하고, 급식 인원까지 자동 집계할 수 있도록 지원합니다.
출퇴근 시간을 자유롭게 조정하는 시차출퇴근제부터 선택적 근로시간제, 재택근무까지 유연근무제를 활용하는 기업이 늘고 있습니다. 일과 삶의 균형을 중시하는 문화가 확산되면서 기업들도 우수 인재를 확보하고 구성원의 업무 만족도를 높이기 위해 다양한 근무 방식을 운영하고 있는데요. 실제로 한 윤활유 전문기업은 주 1회 재택근무 제도와 함께 개인 일정에 맞춰 자율적으로 근무할 수 있는 선택적 근로시간제를 운영하고 있으며, 한 물류기업은 가족과 함께하는 시간을 보장하기 위해 월 1회 오후 4시 조기 퇴근을 시행하는 '패밀리데이' 제도를 두고 있습니다.
하지만 직원마다 출퇴근 시간과 근무 장소가 달라지면 인사담당자의 고민도 커집니다. 누가 언제 출근하고 퇴근했는지 뿐만 아니라 실제 근로시간과 연장근로 여부, 휴가·외근 현황 등을 정확하게 기록하고 관리해야 하기 때문입니다. 특히 다양한 근무 형태가 혼재하는 환경에서는 기존의 일률적인 출퇴근 기록만으로 정확한 근태관리가 어려울 수 있습니다.
그렇다면 유연근무제를 안정적으로 운영하기 위해 인사담당자는 무엇을 확인해야 할까요? 이번 글에서는 근로기준에 맞는 근태관리를 위해 점검해야 할 체크리스트를 살펴보고, 출입 기록을 활용해 근태 데이터를 자동으로 관리하는 방법까지 알아보겠습니다.
■ 출퇴근 기록만으로 충분할까요? 근태관리가 중요한 이유
근태관리는 정확한 임금 산정의 기초이자 노무 분쟁에 대비하기 위한 중요한 업무입니다. 단순히 출퇴근 시각을 확인하는 데 그치지 않고 실제 근로시간과 지각·조퇴, 휴가, 연장·야간·휴일근로 등 직원의 근무 현황 전반을 정확하게 기록하고 관리해야 하는데요.
특히 유연근무제를 운영하면 직원마다 출퇴근 시간과 근무 형태가 달라질 수 있어 일률적인 기준만으로는 정확한 근로시간을 파악하기 어렵습니다. 따라서 기업의 근무제도와 근로기준에 맞는 체계적인 관리 기준을 마련하는 것이 중요합니다.
이미지 출처 : Magnific
● 임금과 각종 수당 산정의 기준
정확한 근태 데이터는 임금과 각종 수당을 올바르게 산정하기 위한 기초 자료입니다. 소정근로시간은 통상임금을 시간급으로 환산할 때 활용되며, 실제 근로시간은 연장·야간·휴일근로수당을 계산하는 기준이 됩니다. 퇴직금 산정의 기초가 되는 평균임금을 계산할 때도 정확한 임금 및 근로 기록이 필요합니다.
특히 재택근무처럼 근무 시작 및 종료 시각을 일률적으로 확인하기 어려운 환경에서는 실제 근로시간과 연장근로 여부를 판단하기가 더욱 까다로울 수 있습니다. 근로시간이 정확하게 기록되지 않으면 수당 누락이나 과다 지급 등 급여 산정 오류로 이어질 수 있으므로, 근무 장소와 형태에 관계없이 일관된 기록 체계를 마련해야 합니다.
● 유연근무제에 따른 근로시간 관리
시차출퇴근제나 선택적 근로시간제, 재택근무 등 유연근무제가 다양해지면서 기존의 일률적인 출퇴근 기록만으로는 직원별 실제 근로시간을 정확하게 파악하기가 어려워졌습니다. 근로시간 한도 준수 여부는 물론, 임신기·육아기 근로시간 단축 등이 대상 직원에게 정확하게 적용되고 있는지 확인하려면 더욱 체계적인 근태관리가 필요합니다.
특히 2025년부터 임신기·육아기 근로시간 단축 관련 제도가 확대된 만큼, 기업은 직원별 단축근무 일정과 변경된 소정근로시간을 근태관리 시스템에 정확하게 반영해야 합니다. 단축근무자가 정해진 시간을 초과해 근무하는 상황이 발생한다면 근무 유형과 사전 승인 여부, 관련 법령 및 사내 규정 등을 확인해 적절하게 처리해야 합니다.
● 객관적인 기록으로 노무 분쟁에 대비
이미지 출처 : Magnific
일관되고 객관적인 근태 기록은 향후 발생할 수 있는 노무 분쟁에 대비하는 중요한 자료가 될 수 있습니다. 실제로 한 회사가 퇴사한 직원의 무단결근과 법인카드 부정 사용 등을 이유로 이미 지급한 급여의 반환을 청구했지만, 법원은 회사가 재직 당시 근태 문제를 제대로 관리하지 않았다는 점 등을 고려해 청구를 받아들이지 않은 사례가 있습니다. 전문가들은 회사가 평소 근태와 비용 처리 내역을 체계적으로 관리하지 않거나 규정 위반이 발생했을 때 사실관계를 확인하고 필요한 조치를 취하지 않으면, 추후 분쟁에서 회사의 주장이 인정받기 어려울 수 있다고 조언합니다.
따라서 문제가 발생한 이후 기록을 확인하기보다 평소 명확한 근태관리 기준을 마련하고 이에 따라 일관되게 관리하는 것이 중요합니다. 근태 이상이 발견되면 사실관계를 확인하고 필요한 경우 당사자의 소명을 받는 등 사내 규정에 따른 절차를 운영해야 추후 발생할 수 있는 분쟁에도 보다 체계적으로 대응할 수 있습니다.
■ 효과적인 근태관리, 무엇을 점검해야 할까요?
유연근무제를 안정적으로 운영하려면 명확한 사내 규정부터 정확한 근로시간 기록, 데이터 관리와 급여 시스템 연계까지 함께 살펴봐야 합니다. 인사 담당자가 실무에서 놓치지 말아야 할 근태관리 체크리스트를 확인해 보겠습니다.
이미지 출처 : Magnific
① 근무 형태에 맞게 취업규칙과 사내 규정 정비하기
체계적인 근태관리는 명확한 기준에서 출발합니다. 회사가 운영하는 유연근무제의 형태에 맞춰 근무시간과 휴게시간, 근태 기록 방식, 연장근로 승인 절차 등을 취업규칙과 근로계약서 등에 명확하게 반영해야 합니다.
재택근무 시 근로시간을 확인·관리하는 방식이나 근로시간 단축 적용 절차 등도 구체적으로 정하고, 실제 운영 방식과 사내 규정이 일치하는지 주기적으로 점검하는 것이 좋습니다.
② 근무 환경에 맞는 방식으로 출퇴근 기록하기
정확한 근태 기록은 직원의 실제 근로시간을 파악하는 기본 자료입니다. 직원 수가 많고 근무 형태가 다양할수록 엑셀을 이용한 수기 작성이나 자율 신고 방식은 입력 오류와 기록 누락이 발생할 가능성이 커질 수 있습니다.
사무실 근무자는 출입통제 시스템의 인증 기록을 활용하고, 재택·외근자는 PC나 모바일 등을 통해 근무 기록을 남기는 등 근무 환경에 맞는 방식을 마련하면 근태 데이터를 보다 체계적으로 관리할 수 있습니다.
③ 근태 데이터를 체계적으로 보관하고 정기적으로 점검하기
근로기준법에서는 근로계약서와 임금대장, 임금의 결정·지급방법 및 임금 계산의 기초가 되는 서류 등 주요 근로관계 서류의 보존 의무를 규정하고 있습니다. 따라서 임금 산정에 활용되는 근태 자료 역시 관련 법령과 사내 기준에 따라 체계적으로 관리해야 합니다.
직원별 근무 형태와 출퇴근 기록, 휴가 및 연장근로 내역 등을 일관된 기준으로 관리하고, 근로시간 한도나 휴가 적용 등이 관련 법령과 사내 규정에 맞게 운영되고 있는지도 정기적으로 점검하는 것이 좋습니다.
④ 근태와 급여 시스템 연계하기
근태 데이터가 급여 시스템과 분리되어 있으면 담당자가 근로시간과 수당 정보를 직접 옮겨 입력하는 과정에서 누락이나 계산 오류가 발생할 수 있습니다.
출퇴근 기록부터 실제 근로시간 집계, 연장·야간·휴일근로 내역 등을 급여 시스템과 연계하면 반복적인 수기 업무를 줄이고 급여 산정에 필요한 데이터를 보다 효율적으로 관리할 수 있습니다.
■ 근태관리, 출입 기록부터 자동화하세요!
유연근무제를 운영하는 기업에서는 직원마다 출퇴근 시간과 근무 일정이 달라 근태 현황을 일일이 확인하고 기록하기가 쉽지 않습니다. 특히 수기로 출퇴근 시간을 관리하면 기록이 누락되거나 부정확해질 수 있고, 근무 형태별로 근로시간을 다시 집계하는 과정에서도 담당자의 업무 부담이 커질 수 있는데요.
ADT캡스 근태/급식관리 서비스를 활용하면 출입통제 시스템에서 생성된 출입 기록을 근태 데이터로 자동 전환해 직원별 출퇴근 현황을 보다 편리하게 관리할 수 있습니다. 교대근무와 시차출퇴근제 등 기업별 근무 형태에 맞춰 근태 기준을 설정할 수 있으며, 일·주·월 단위 현황 조회부터 실시간 출입 모니터링, 관리자 알림, ERP 연계까지 지원해 반복적인 근태관리 업무의 효율을 높일 수 있습니다.
1) 출입 기록을 근태 데이터로 자동 전환
출퇴근 시간을 수기로 기록하고 다시 근태 시스템에 입력하는 과정은 담당자의 업무 부담을 높이고 기록 누락이나 입력 오류로 이어질 수 있습니다. ADT캡스 근태/급식관리 서비스는 모바일카드나 얼굴인식기, 스피드게이트 등 출입통제 시스템을 통해 생성된 출입 기록을 근태 데이터로 자동 전환합니다.
관리자는 직원의 출근·퇴근 현황을 실시간으로 확인하고, 근무·휴무·연장근무 등의 근태 현황을 일·주·월 단위로 조회할 수 있습니다. 자주 확인하는 조회 대상과 조건을 저장하는 '조회 리스트' 기능도 제공해 월별 근태 확인과 같은 반복 업무를 보다 간편하게 처리할 수 있습니다.
2) 유연근무제에 맞춘 근태 기준 설정과 모니터링
교대근무와 시차출근제 등 직원마다 근무시간이 다른 유연근무제에서는 획일적인 기준보다 기업의 근무 형태와 사내 규정에 맞는 관리 체계가 필요합니다.
ADT캡스의 근태/급식관리 서비스는 기업별 근무 형태에 따라 근무 정책과 근태 기준을 설정하고 관리할 수 있습니다. 설정된 기준에 따라 근태 현황을 집계할 수 있으며, 관리자는 기간별 현황과 직원별 근무 상태를 확인할 수 있습니다. 또한 관리자 팝업과 이메일 알림 기능을 활용하면 확인이 필요한 근태 현황을 놓치지 않고 관리하는 데 도움이 됩니다.
병원처럼 3교대 근무가 필요한 사업장부터 시차출퇴근제를 운영하는 오피스, 주 52시간 근무 관리가 필요한 공장·창고까지 사업장 특성에 맞춰 활용할 수 있다는 점도 장점입니다.
3) 출입 기록 기반 급식관리로 식수 인원 자동 집계
ADT캡스는 근태관리뿐 아니라 급식관리 기능도 제공합니다. 구내식당 이용 시 출입 기록을 기반으로 식수 인원을 자동 집계하고, 일·주·월별 급식 이력과 통계를 확인할 수 있어 식권을 별도로 관리하지 않아도 됩니다. 이를 통해 식자재 발주 계획 등 급식 운영 업무에도 데이터를 활용할 수 있습니다.
이처럼 ADT캡스 근태/급식관리 서비스는 출입 기록을 단순히 저장하는 데 그치지 않고 근태 데이터로 전환해 직원별 근무 현황을 체계적으로 관리할 수 있도록 지원합니다. 유연근무제로 복잡해진 근태관리부터 반복적인 데이터 조회와 급식 인원 집계까지 자동화해 인사·관리 업무의 효율을 높여보세요.
유연근무제 확산으로 근무 형태가 다양해지면서 체계적인 근태관리의 중요성도 커지고 있습니다. ADT캡스의 근태/급식관리 서비스를 활용해 출퇴근 기록부터 근태 현황까지 효율적으로 관리하고, 기업의 다양한 근무 환경에 맞는 체계적인 근태관리 시스템을 구축해 보세요.
■ 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. 출입통제 시스템의 출입 기록을 근태관리에 활용할 수 있나요?
A. 네. 얼굴인식기, 모바일카드 등 출입통제 시스템에서 생성된 출입 기록을 근태 데이터로 전환해 출퇴근 현황 관리에 활용할 수 있습니다. 다만 출입 시각이 실제 근로시간과 항상 일치하는 것은 아니므로, 기업의 근무 형태와 사내 규정에 맞는 근태 기준을 함께 설정해 관리하는 것이 중요합니다.
Q. 직원마다 출퇴근 시간이 다른 유연근무제에서도 근태관리가 가능한가요?
A. 네. 유연근무제나 시차출퇴근제, 교대근무 등 기업의 다양한 근무 형태에 맞춰 근태 기준을 설정할 수 있습니다. 관리자는 직원별 출퇴근 기록과 근무 현황을 확인하고, 일·주·월 단위로 근태관리 데이터를 조회할 수 있습니다.
Q. 소규모 사업장에서도 근태/급식관리 서비스를 이용할 수 있나요?
A. 네. 사업장 규모와 근무 환경에 맞춰 근태관리 시스템을 도입할 수 있습니다. 소규모 사업장의 간단한 출퇴근 관리부터 교대근무·시차출퇴근제 등 다양한 근무 형태를 운영하는 사업장까지 맞춤형으로 활용할 수 있습니다.
[콘텐츠 출처]
주 1회 재택근무·월 1회 조기퇴근…벤처업계 워라밸 확산